HTML e-mail signatur i Outlook, 2007-2016

Her er en guide til de mere nørdede, hvor jeg viser, hvordan man indsætter en HTML e-mail signatur i Microsoft Outlook (2007, 2010, 2013, 2016). Hvis man ikke forstår HTML men er blevet givet en HTML-fil med email-signatur, kan man springe på fra trin 2.

1.

Først skal HTML-filen genereres. Jeg anbefaler at man gør den maks 500 px bred, laver den i tabeller, og bruger CSS-styling i et begrænset omfang (metoder her). Gem filen som HTML.

– En HTML-signatur kan fx laves i Adobe Dreamweaver, her kan man arbejde visuelt.

2.

Åbn nu filen i din browser, og kopier nu hele indholdet. (først Ctrl+A derefter Ctrl+C)

– Filen åbnes i din browser

3.

Gå nu ind i Outlook og tryk på File (Filer på dansk). Du skal nu gå videre til Options, og i Outlook 2013 ser det således ud:

– Klik på “Options”, som her er markeret.

4.

Klik nu på mail og find signatur bjælken, som vist her:

– “Signatures” markeret, klik på den.

5.

Nu skal du lave en ny signatur, som vist på billedet.

– Tryk New (eller Ny på dansk) og skriv et navn. Jeg har kaldt min “test”. Tryk OK.

6.

Indsæt nu signaturen, som er kopieret fra browseren, (CTRL+V) i tekstfeltet som vist. De markerede indstillinger øverst til højre er vigtige, her vælger du, hvilken mail du vil bruge signaturen for, og også om signaturen skal anvendes ved nye mails og svar/videresend (Replies/forwards).

– Når alt ser fint ud, tryk OK, og du kan nu prøve at skrive en ny mail. Der skulle nu komme en signatur!

Altså har du nu lavet din helt egen, personlige Outlook mail signatur!

Hvilken værdi skaber en mail signatur?

Mere eller mindre alle, der vil noget med deres personlige profil på nettet, benytter sig af en mail signatur. Rent praktisk, kan en sådan (mere eller mindre) implementeres i ethvert mailprogram, hvoraf vi i dette tilfælde har håndteret outlook mailsignaturer.

Som en generel tendens har mail signaturen en række positive effekter. Det eneste negative man skal overveje er således at man ikke kommer til at virke for generisk/ufølende. Kombineret med billedet, som signaturen normalt indbefatter, klares denne udfordring dog let med personlighed i sine mails.

På den positive front, kan følgende fordele hurtigt opremses:

• Du bliver automatisk en autoritet overfor enhver, der ikke “tør” fremvise sin profil med billede og information.
• Du giver din modtager et online visitkort, med hver evigt eneste mail du sender.
• Du hjælper opbygningen af din personlige profil på vej.

Jeg håber, at denne guide + betragninger, har været nyttig.