Hvad er RPA?

RPA er en forkortelse for ‘Robot Process Automation’, som kan ses som en softwarerobot. Softwarerobotten kan ud fra et sæt instrukser, som du programmerer den til, omsætte manuelle processer til en digital automatiseret løsning.

Formålet med softwarerobotten er at imitere de funktioner/processer, som et menneske ville gøre manuelt på sin computer. Dette kan enten ske via det samme interface, som mennesket bruger, men det kan også være en proces, der gemmes væk og udføres som en baggrundsproces.

Den eneste forskel på softwarerobotten og dig er, at den kan foretage de her opgaver 24 timer i døgnet, 10-1000 gange hurtigere og uden menneskelige fejl, groft sagt. 😉  Det betyder altså, at du nu ikke er nødsaget til at ansætte nye medarbejdere, hver gang den person får travlt.

Teknologierne til at understøtte automatisering af processer har egentligt eksisteret længe. Det er bare i nyere tid blevet døbt med navnet Robotic Process Automation.

Mange kender robotten fra produktionsbranchen. Her bruges robotter til alt fra at samle biler til at wrappe pakker ind i folie. Kendetegnet ved en robot er, at det er en “hjælper”, der kan udføre et givent stykke arbejde. Derfor hjælper robotter verden over med at automatisere 1000-vis af opgaver.

Hvor kan en RPA bruges?

RPA’er kan bruges til et hav af forskellige opgaver både på tværs af brancher men også dens processer. Det svarer lidt til, hvis du havde en virtuel assistent (softwarerobotten). En RPA vil være en utroligt god kandidat for opgaver, der:

• Gentages mange gange inden for et givent tidsrum
• Har specifik forretningslogik og derfor skal udføres meget konsistent og præcist
• Hurtigt kræver mere mandskab, for at processer kan udføres

Du kan i princippet bruge en RPA til næsten alle processer og opgaver. Dog vil kognitive processer og opgaver med en højere kompleksitet sætte højere krav til, at din RPA har kunstig intelligens. Dette vil betyde, at du bliver nødt til at kigge ned i Machine Learning og derved træne en model, som din RPA kan klassificere ud fra.

Specifikke opgaver

Dette er er bare et udpluk af de opgaver, softwarerobotten ville kunne udføre:

• Bogføre i dit økonomisystem
• Kopiere data fra et system til andet
• Udarbejde budgetter
• Forecaste produktion
• Indsamle information fra andre systemer
• Omdanne og strukturere data til det format, du skal bruge

Hvad kan en RPA gøre for dig?

De typiske outputs, vi ser, når vi udvikler RPA’er for vores kunder, er:

• En stor øget hastighed af interne processer
• Fejlmarginen falder, og konsistensen, for hvordan arbejdet udføres, stiger
• Øget kvalitet af opgaver
• Øget og nemmere skalerbarhed
• Minimerede omkostninger
• Større afkast
• Reduktion i tidsforbrug pr. opgave
• Mulighed for at lægge fokus der, hvor der skabes størst værdi for virksomheden

Nedenstående er processer, som vi typisk hjælper med at automatisere med RPA:

• Automatisk håndtering af indkomne leads, f.eks. registrering i CRM-systemer
• Oprettelse/opdatering af kunder fra/til økonomisystemer eller ERP
• Beregninger der er med til at forecast produktion i virksomheder
• Udarbejdelse af standarddokumenter, f.eks. ordrer, tilbud eller PDF’er, der skal signeres.
• Generering af daglige, ugentligt eller månedlige rapporter med data fra forretningen.
• Overordnet kan softwarerobotten altså automatisere tilbagevendende og/eller ensartede opgaver. Det gælder både simple og komplekse opgaver.

Positive sider ved at bruge RPA

Der findes et hav af fordele ved at implementere RPA. Vi har fokuseret på nogle af de primære fordele, som er:

Hastighed: En RPA bliver ikke træt eller uklar i hovedet. Den er altså meget hurtigere end et menneske. Skulle du have brug, at for processen bliver hurtigere udført, kræver det dermed ikke en nyansættelse. Du kan i stedet tilføje mere processeringskraft – og vupti!

Reducering af fejl: En RPA gør kun, hvad du har fortalt, at den skal gøre. Dette betyder, at dit arbejde udføres konsistent og uden fejl. Er der en fejl, så er der stor sandsynlighed for, at det er noget, du selv er skyld i. Derfor kan en RPA være effektiv, når der skal løses forretningskritiske processer, hvor fejlmarginen skal være lig med nul.

Giver plads til medarbejderne: Med en RPA gør du potentielt dine medarbejdere meget mere produktive. De er ikke nødsaget til at lave det arbejde, der ikke kræver, at man tænker så meget.

Er på arbejde 24 timer i døgnet: En RPA har ikke brug for kaffepauser og fridage. Den kan arbejde 24/7, hvis den er velkalibreret og understøtter et High Availability setup.

Udfordringer ved at bruge RPA

Selvom der er utroligt mange fordele ved en RPA, så eksisterer der selvfølgelig også ulemper. Nogle af de udfordringer, du skal være opmærksom på, er:

Åbenlyse fejl: En RPA vil ikke kunne opdage åbenlyse fejl, som et menneske hurtigt ville kunne. I Machine Learning siges det typisk, at din klassificering kun er så god, som din data tillader. Dette betyder, at hvis din data indeholder fejl, så vil RPA’en ikke kunne se disse mønstre og klassificere det som en fejl, medmindre du har lært RPA’en det.

Tænker kortsigtet: Der er desværre en tendens til, at en RPA godt kan resultere i, at der overvejende tænkes kortsigtet. Det vil sige, at i stedet for at fokusere på at gøre det hele korrekt, så det virker langsigtet, så laves der “quick fixes”. Dette kan bremse mulighederne for skalering.

Maintenance: De fleste RPA’er laves ud fra et specifikt forretningsbehov, som er tilpasset din forretning. Derfor kan det typisk ikke betale sig at investere i en RPA, hvis du ved, der kommer drastiske ændringer i jeres forretning inden for kort tid. Så er det bedre at vente, til du er afklaret med de nye forretningsbehov.

Er en RPA det rigtige for din forretning?

Hvis man kigger helt overordnet, så afhænger det meget af processer eller opgaven, du ønsker at automatisere. Har du opgaver, som skal gentages et utal af gange og ikke ændrer sig? Så kunne RPA sagtens være en god løsning. Hvis dine opgaver tit ændrer sig, og der skal vurderes mange specifikke ting, så er det ikke sikkert, en RPA er det rette valg for dig. Derfor er vores anbefaling, at du finder en partner, der kan rådgive dig, inden du vælger at investere i en RPA-løsning.

Hvis du vil læse mere om de forretningsbehov, som RPA vil kunne løse, eller processen for implementering af en RPA – klik her.