Nyheder
12. januar 2023
Fordele og ulemper ved et ERP-system
ERP-systemer bliver oftest hjertet i forretningen, så inden man kaster sig ud i valg og implementering af et ERP-system, så bør man gøre sig klart, hvad fordelene og ulemperne er ved et sådant system.
Der er selvfølgelig mange flere fordele og ulemper end dem vi kommer omkring i dette indlæg, men vi har fokuseret på de primære, og på de ting, som giver mest værdi for jer.
Fordelene ved ERP-system
1 – Du kan øge effektiviteten i virksomheden
Ved at automatisere mange af virksomhedens rutineopgaver kan et ERP-system øge effektiviteten hele vejen igennem jeres værdikæde. Den tid og de ressourcer I sparer, kan I, i stedet bruge på opgaver, som kræver ”varme hænder” eller et kreativt hoved – eller bare slet og ret øge jeres kapacitet.
2 – Øget samarbejdsevne på tværs af organisation
Ved at have ét centralt system, som distribuerer information og data på tværs af organisationen, så sikre man at alle kigger på de samme ting, og at der mindskes menneskelige fejl i driften, da der er et system, som definerer rutiner og arbejdsgange.
Hvad er forskellen på systemer (ERP, PIM & CRM)?
Vælg system nedenfor, og læs mere om, hvad de forskellige systemer er, og hvad de er gode til.
ERP
ERP er en forkortelse af ’Enterprise Resource Planning’ og er et begreb for softwareplatforme, hvorfra man administrerer og håndterer centrale dele af virksomhedens processer og ressourcer som f.eks. produkter, økonomi og ordrehåndtering.
ERP-systemer bruges oftest af virksomheder, hvor data og information skal håndteres på tværs af salg, lager, indkøb, produktion og meget mere.
Godt til:
- Lagerstyring
- Økonomistyring
- Ordrehåndteringsprocesser
PIM
PIM er en forkortelse for ‘Product Information Management’, og som navnet indikerer, så er et PIM-system et centralt system, hvor virksomheder samler, organiserer og vedligeholder al produktinformation.
Man bruger et PIM-system til at have ét sted, hvor produktinformation bliver vedligeholdt og distribueret til andre systemer som f.eks. webshop, apps, kataloger m.m.
Godt til:
- Håndtering af produktinformation
- Distribution af produktinformation til eksterne systemer
- Nedbringelse af marketinggæld ved vedligehold af produktinformationer
CRM
CRM er en forkortelse for “Customer Relationship Management”. CRM-systemer er derfor systemer, hvorfra du styrer al information omkring dine kunder, som dokumenter, dialoger, historik samt information omkring kunderne.
Formålet med et CRM-system er at hjælpe virksomheder med at forstå deres kunder bedre og forbedre kundetilfredsheden for derigennem at øge indtjeningen ved at kunne opbygge en større og mere loyal kundeportefølje, som bygger på længerevarende relationer med kunderne.
Godt til:
- Samling af kundedata
- Systematisk at bearbejde og håndtere eksisterende og potentielle kunder
- At øge sin afsætning (share of wallet) til eksisterende kunder
3 – Mulighed for at integrere jeres forretningslogik med eksterne
De fleste ERP-systemer, kommer med en lang række integrationsmuligheder, og dermed kan du integrere din forretningslogik (det som styres fra ERP), med de andre eksterne softwares, som I benytter til at drive jeres forretning.
På den måde kan man også ”sætte strøm til” arbejdsgange, som ligger uden for ERP-systemet.
4 – Mindske fejl i flow
Da datastrømmen automatiseres og arbejdsgange bliver digitaliseret med et ERP-system, så fjerner man også muligheden for en lang række fejl-40 (menneskelige fejl), da systemet vil håndtere alt information ens, hver gang, hvad end om det er en ”god” eller ”dårlig” dag.
5 – Nemmere skalering
Jo flere manuelle arbejdsgange du kan digitalisere, jo nemmere er det at skalere forretningen, da flere forretningsgange sker automatisk.
Det giver næsten sig selv. Det betyder også at hvis man vil skalere så behøver man ikke at ansatte lige så mange nye hænder, for at håndtere en større omsætning.
6 – Større overblik over forretning
Et ERP-system giver jer et samlet overblik over jeres forretningsprocesser, samt disses performance. I vil derfor også have indblik i hvordan i skalere yderligere i fremtiden.
Der må da være en ulempe?
Uha, ja da! Med store beslutninger kommer der også store konsekvenser.
1 – Prisen
ERP-systemer kommer generelt med høje omkostninger, specielt i implementering, udvikling, drift og onboarding af personale.
Særligt den sidstnævnte må du for guds skyld ikke undervurdere. Og det farlige ved den omkostning, er at den er svær at spore på, effektiviteten falder ”bare” i dit team, i en periode mens de lærer systemet at kende.
Så implementering af et ERP-system, skal altid ses i lyset af at være en investering, og der skal afsættes 300.000 DKK+ til opgaven i både interne og eksterne omkostninger.
2 – Du gifter dig ret meget med et system
Derudover så er det ikke lige til at skifte ERP, når man først har fået en løsning implementeret, da det som sagt er omkostningstungt og tidskrævende at implementere en løsning.
3 – Det tager lang tid
Du må ikke undervurdere tiden, når du skal implementere et ERP-system. Processen fra at kortlægge jeres forretningslogik til I har implementeret en løsning og onboardet materialet, tager hurtigt 1-3 år.
4 – Risiko for datakorruption
Når man samler alt forretningslogik et sted, så risikerer man også datafejl, som så laver fejl i alle processer og systemer, som ERP-systemet snakker sammen med. Med andre ord, så bliver datafejl eskaleret med et ERP-system, da systemet pludselig styrer alle jeres processer.
5 – Risiko for sikkerhedsbrud
Det er vel og mærket kun hvis løsningen ikke er konfigureret korrekt, at dette gør sig gældende, men der er en risiko for sikkerhedsbrud, når man sætter strøm til ens forretningslogik.
Det var mange ting, jeg er stadig forvirret
Du skal altid have en ERP-leverandør, hvis du skal have en ERP-løsning. Så rådgiv dig med dem, før du vælger, og få forventningsafstemt hvem der har ansvaret hvis noget går galt, får kortlagt jeres udfordringer og potentielle ulemper, så I er forberedt.
Der vil altid være gnidninger i implementeringer af en ny forretningslogik, proces eller system. Men der er også en lang række fordele, så fortvivl ikke.
Jeg håber at dette indlæg, om ikke andet har givet dig noget information og inspiration.
