Web
15. april 2021
Det skal du vide om Robotic Process Automation
Robotic Process Automation får en del opmærksomhed i forskellige brancher grundet den mulige effektivisering af forretningen.
Med denne strategi kan virksomheder strømline processer og frigøre vigtig tid til medarbejderne.
På den måde kan medarbejderne fokusere på de opgaver, der skaber mest mulig værdi. Ved brug af RPA kan det dermed give din virksomhed en stor fordel i jeres digitale transformation.
Nedenstående er blot nogle eksempler på forretningsbehov, som RPA vil kunne løse:
- Behov for at automatisere oprettelse af kladder til fakturaer i jeres økonomisystem
- Behov for automatisering af leadtracking, så I bliver klogere på, hvor jeres lead kommer fra
- Behov for automatisk forecasting af belægning i jeres produktion
- Behov for automatisk indsamling af data fra andre systemer til et system
- Behov fra automatisk afsendelse af mails, når specifikke regler opfyldes
Som du kan se, er det “kun” fantasien, der sætter grænser for, hvilke processer og opgaver der kan automatiseres. Mulighederne er mange, og derfor er det vigtig, at man starter med at implementere den RPA, som skaber mest værdi.
Hvordan vil en typisk implementering af RPA foregå?
Det kræver noget forarbejde, når der skal udvikles en softwarerobot, der udfylder jeres forretningsbehov. Det kræver helt specifikt, at I er helt klar over jeres arbejdsgange, de menneskelige behov og sidste men ikke mindst jeres forretningsbehov. Når vi først kender disse, så er det muligt at levere den bedst mulige RPA til jer.
Herunder ses et eksempel på, hvordan en typisk proces ville være.
Processen for implementering af en RPA:
1. Analyse, forståelse og afklaring af forretningsbehov
2. Identificering af use cases og definition af succeskriterier
3. Forecast på potentiel besparelse ved implementering af RPA
4. Udvikling af pilotprojekt, som løser den højest prioriterede use case
5. Målinger på resultater og dialog omkring, hvilke fund der er lavet
6. Udvidelse af implementeringen med en ny use case. Herefter gentages fra step 2.
Step 1 – Hvad er RPA, og hvad er det ikke?
Men at implementere en RPA kan være udfordrende, og der er heller ingen garantier for succes. I værste tilfælde kan det volde dig flere udfordringer end fordele. Derfor er det vigtigt, at du får lavet et grundigt forarbejde, inden du starter. Vi anbefaler, at du inden start har får styr på følgende:
Analyse: Har du analyseret dig frem til, hvad det er for en proces, du skal ind at automatisere? Er der flere mulige løsninger, og hvad er den specifikke problemstilling?
Forståelse: Der skal skabes en forståelse for din givne problemstillinger. Der skal også dannes en forståelse for, hvad RPA’en kan hjælpe dig med, men også hvad den ikke kan hjælpe dig med.
Forretningsbehovet: Hvilket behov er det, din forretning har, som en RPA vil skulle løse for dig?
En anden ting, du skal huske, er, at de fleste RPA’er ikke er selvlærende. Hvis de er, så er det fordi, der er implementeret en form for Machine Learning, hvilket også gør investeringen for RPA’en en del større. Så det er stadig menneskerne bag RPA’en, der er “hjernen”. Det betyder, at det er mennesket bag, der kan bygge en effektiv RPA.
Step 2 – Identificering af use cases og muligheder
I step 2 vil man typisk kigge ind i identificeringen af, hvilke use cases (også kaldt brugsmønstre) der eksisterer. Dette gøres for at få afdækket kravene og skabt de forskellige scenarier, hvor RPA kan effektivisere din forretning.
Du skal dog være opmærksom på, at når du først begynder at se fordelene ved RPA, så kan lysten til at automatisere alting godt opstå. MEN det er her, du også skal sørge for at begrænse dig, da det er bedre at starte i det små.
På den måde vil du også opnå effekten hurtigere og kan derfra tage fat i næste use case. Det kan også ske, at du blot vil udvide en allerede eksisterende use case, da effekten af denne er stor.
Step 3 – Vælg første use case, og definer succeskriterier for denne RPA
Det er i dette step, hvor du skal begrænse dig og selektere første use case ud fra din ønskeliste. Det er denne use case, du skal fokusere på i første omgang.
Du kan med fordel rangere din ønskeliste over use cases efter følgende kriterier:
1. Hvilken tid du forventer sparret efter implementering af den givne use case?
2. Hvad er frekvensen af udførslen af opgaven/processen?
3. Hvor kritisk er det at få denne løsning?
4. Hvad er investeringen ved at implementere denne RPA?
Det er også i dette step, man vil kigge ind i effektmål og få defineret, hvilke succeskriterier som afgør, om implementering af RPA bliver en succes.
Succeskriterierne er et godt styreværktøj, som kan bruges undervejs i implementeringen, så det sikres, at jeres overordnede mål opnås optimalt. Her vil man typisk kunne kigge ind i, hvordan de ovenstående kriterier blev opfyldt.
Step 4 – Udvikling af pilotprojekt
Det er i dette step, at selve udviklingen af pilotprojektet sker. Det er altså her, din leverandør går i gang med udvikling og test af RPA’en.
Det er i dette step vigtigt at fokusere på, at RPA’en løser use case og kriterier, som er opsat i step 3. Ved hele tiden at være opmærksom på dette, sikres det også, at din business case holder.
Ved valg af leverandør er det vigtigt, at du vælger en leverandør, som også kan hjælpe med den kommercielle vinkel i pilotprojektet. Dette vil hjælpe dig med at undgå scope-creep, så unødig funktionalitet ikke udvikles.
Step 5 – Målinger på resultater og dokumentering af fund
I dette step vil pilotprojektet være rullet ud i drift, og der kan nu foretages målinger på resultater. Ud fra de veldefinerede kriterier og use case i step 3, skal disse resultater dokumenteres, så de kan holdes op imod succeskriterier. På den måde ved vi, om vores effektmål er opnået, og sidst men ikke mindst i hvilket omfang.
Sørg også for at få dokumenteret, hvad der gik godt, og hvad der kunne forbedres. Dette er god viden at tage med til implementering af næste use case.
Få sammenlignet implementerings-/ og vedligeholdsomkostninger op imod sparet tid, den nuværende fejlmargin og behovet for menneskelig interaktion i processen. Dette vil give dig indsigt i selve investeringen og din mulige ROI.
Step 6 – Implementering af ny use case
Det er nu tid til at kigge ind i implementering af en ny use case, hvis du er tilfreds med resultatet fra dit første pilotprojekt. Du kan med fordel tage erfaringer med fra første implementering, så implementeringen af en ny RPA bliver optimeret.
Her vil man typisk genbesøge ønskelisten, som tidligere er blevet udformet. Herfra vil processen være, at man gentager hele processen fra step 2.
Indlæg af
