Hvad er et PIM-system?

PIM er en forkortelse for ‘Product Information Management’, og et PIM-system er et centralt system, hvor virksomheden samler, organiserer og vedligeholder al produktinformation. Man bruger et PIM-system til at have ét sted, hvor produktinformation bliver vedligeholdt og distribueret til andre systemer fra.

Indhold

Hvad er et PIM-system Hvem bruger det? Hvad bruger man det til? Hvornår bør man have det? Integration

Hvad kan et PIM-system?

Et PIM-system er mere end blot én database for produkter. Det fungerer som et “single source of truth” for alt produktdata, som f.eks. beskrivelser, tekniske specifikationer, billeder, datablade, videoer, dokumenter, metadata, kategorier, attributter, versioner og oversættelser.

Ideen med et single source of truth på produktdata er, at minimere fejl og marketinggælden ved at skulle overvåge og vedligeholde meget data mange steder.

Et PIM-system indeholder typisk:

Import af data fra forskellige kilder (f.eks. leverandører, producenter, ERP-systemer eller CSV/Excel).
Berigelse og validering af data fra andre kilder (Tilføjelse af billeder, korrekt oversættelse, fyldestgørende beskrivelser og kontrol af kvalitet)
Styring af processer og roller (hvem skal godkende hvad, hvilken kanal og systemer kræver hvilke data osv.).
Distribution (eksport) af data til salgskanaler, website, webshop, markedspladser, kataloger, tryk, forhandlere, native apps m.m.
Integrationer med andre systemer (ERP, CMS, DAM (digital asset management), CRM m.m.) for at sikre synkronisering, mindske fejl og nedsætte administrative vedligeholdelsesopgaver.

Et PIM-system er et centralt knudepunkt for produktdata, som sikre at data kun skal administreres og vedligeholdes ét sted, og så distribueres det ud til salgskanalerne.

Hvem bruger et PIM-system

Brugerne af et PIM-system spænder som alle softwares over forskellige afdelinger og virksomhedstyper. Men fælles for brugerne af PIM er, at de produkter (det ligger lidt i P’et i PIM 😉). Så det er ikke relevant for servicevirksomheder at benytte et PIM-system.

Nedenfor ser du vores anbefalinger til hvornår du i en given branche bør implementere et PIM-setup:

E-commerce med mange varenumre eller produktversioneringer
Hvis du mere end 1.000 varenumre, eller hvis der er mange produktversioneringer. Kombineret med at du har mere end 3 salgskanaler.
B2B virksomheder med forhandlernetværk
Hvis dit salg primært foregår igennem andre virksomheder som f.eks. distributører, forhandlere eller eksterne salgsagenter, så vil det gøre det nemt at sikre, at alle har de rigtige og opdaterede informationer. Du er også nemmere at samarbejde med for dine samarbejdspartnere.

Producenter med mange produktvarianter
Dine produkter kan sammensættes eller tilpasses på mange måder, og alt efter hvordan produktet er strikket sammen, så følger der nogle nye tekniske specifikationer, dokumentation, guides, oversættelser m.m.

Generel use case:

Stor tryk på marketing og katalogproduktion (mange salgskanaler)
Uanset branchen du befinder dig i, hvis din marketing har mange bevægelige dele, og der bliver løbende produceret materiale digitalt, kataloger, trykte brochurer, messemateriale og kampagne-sites som skal opdateres hurtigt og korrekt, så vil det være en fordel med et PIM-system.
Behov for kvalitetssikring, minimering af fejl og øget kapacitet
Uanset hvad årsagen er, hvis I kan se, at det er ressourcekrævende for jer, at vedligeholde, opdatere og benytte jeres produktdata på tværs af salgskanaler, så kan investeringen i et PIM-system øge jeres konkurrenceevne, øge jeres output eller decideret mindske behovet for at skalere op på stab.

Hvis I arbejder med mange produkter, mange kanaler, mange sprog/markeder eller komplekse data, så er I en typisk kandidat til et PIM. Simple as that.

Hvad kan man bruge et PIM-system til

Et PIM-system giver en række konkrete fordele og anvendelser som f.eks.:

Mindske fejl og manuelle processer igennem bedre integration med leverandører og partnere hvor data automatisk kan importeres eller eksporteres ift. deres systemer.
Reducere manuelt arbejde og Excel-ark, kopiering mellem systemer og dobbeltindtastning.
Hurtigere time-to-market: Når nye produkter, oversættelser eller kanaler skal tages i brug, er data allerede klar og kan distribueres med få klik.
Understøtte omnichannel-strategien: Webshop, mobil, kataloger, markedspladser, print – alt styres fra samme platform.
Forbedre kundeoplevelsen ved at levere komplet og korrekt produktinformation, hvilket igen kan reducere returneringer og spørgsmål til kundeservice.

Hvornår i ens virksomhedsmodning bør man introducere et PIM?

Herunder er en oversigt (tabel) over virksomhedens modningsfaser, typiske kendetegn og hvornår et PIM-system begynder at blive relevant:

Fase	Kendetegn	PIM-relevans
1. Opstartsskala	Få produkter, én eller to kanaler (fx kun webshop), få sprog/markeder. Produktdata håndteres i Excel, eller enkelt CMS/ERP.	PIM ikke nødvendigt endnu – omkostning og kompleksitet for stor.
2. Vækstfase	Flere produkter/varianter, flere salgskanaler (webshop + markedsplads), behov for flere sprog/markeder. Flere systemer og Excel-ark vokser.	Her begynder PIM at være relevant. Centralisering af produktdata, reduktion af manuelt arbejde.
3. moden/skaléringsfase	Mange SKUs (varenumre), mange kanaler, internationale markeder, komplekse produktdata, flere systemer (ERP, CMS, DAM). Der er udfordringer med data-kvalitet, versionering, dobbeltarbejde, tidsforbrug.	PIM er nødvendigt for at sikre effektiv drift, konsistent data og undgå flaskehalse.
4. enterprise-/ multibrandfase	Flere brands, mange markeder, mange sprog, komplekse workflows, krav om automatisering, integreret produktdata i hele organisationen og partnerskaber.	PIM er en strategisk platform: automatisering, konsolidering, governance.

Hvad koster et PIM-system

Omkostningerne ved et PIM-system varierer ganske meget, afhængigt af jeres størrelse, antal produkter (varenumre), antal kanaler, niveau af tilpasning og integrationer.

Grundlæggende PIM-løsninger kan starte ved nogle hundrede dollars om måneden for små virksomheder eller få brugere.

Bemærk: For mellemstore til større virksomheder koster et PIM-system typisk 200.000-400.000 DKK pr. år for licens + drift for standard-PIM.

For enterprise-niveau med mange varenumre, komplekse workflows, mange brugere og integrationer: priser kan være højere – både i licens, implementering, tilpasning og løbende drift.

Faktorer som påvirker prisen: antal varenumre, antal brugere, kompleksitet af integrationer, tilpasning, hosting (cloud vs on-premise), support, opgraderinger.

Derfor: I jeres budgetlægningsfase bør I indregne både implementeringsomkostninger (analyse, implementering, data-migration) og løbende omkostninger (licens, hosting, support, vedligehold).

Hvad skal et PIM-system integreres op imod

Et effektivt PIM-system står ikke alene — det skal integreres med nøglesystemer i virksomheden, herunder:

ERP‑system (Enterprise Resource Planning): Her ligger typisk produkt- og logistikinformationer som artikelnumre, lagerstatus, pris, produktionsinfo. PIM henter og/eller sender data til ERP.
CMS (Content Management System) eller webshopplatform: For at distribuere produktdata til web, mobil, markedspladser, kataloger. PIM sender data til CMS eller webshop.
DAM‑system (Digital Asset Management): Hvis billeder, videoer, dokumenter, grafik skal håndteres parallelt med produktdata. PIM og DAM arbejder ofte sammen.
Markedspladser, distributører, forhandlere: Hvis produktdata skal deles eksternt (feed til Amazon, eBay, partnerportaler) — PIM systemet bør kunne eksportere til disse kanaler.

Integrationerne betyder, at I slipper for dobbeltindtastning, reducerer fejl og skaber effektiv flytning af data mellem systemerne.