Fordele og ulemper ved et ERP-system

ERP-systemer bliver oftest hjertet i forretningen, så inden man kaster sig ud i valg og implementering af et ERP-system, så bør man gøre sig klart, hvad fordelene og ulemperne er ved et sådant system.

Der er selvfølgelig mange flere fordele og ulemper end dem vi kommer omkring i dette indlæg, men vi har fokuseret på de primære, og på de ting, som giver mest værdi for jer.

Fordelene ved ERP-system

1 – Du kan øge effektiviteten i virksomheden

Ved at automatisere mange af virksomhedens rutineopgaver kan et ERP-system øge effektiviteten hele vejen igennem jeres værdikæde. Den tid og de ressourcer I sparer, kan I, i stedet bruge på opgaver, som kræver ”varme hænder” eller et kreativt hoved – eller bare slet og ret øge jeres kapacitet.

2 – Øget samarbejdsevne på tværs af organisation

Ved at have ét centralt system, som distribuerer information og data på tværs af organisationen, så sikre man at alle kigger på de samme ting, og at der mindskes menneskelige fejl i driften, da der er et system, som definerer rutiner og arbejdsgange.

3 – Mulighed for at integrere jeres forretningslogik med eksterne

De fleste ERP-systemer, kommer med en lang række integrationsmuligheder, og dermed kan du integrere din forretningslogik (det som styres fra ERP), med de andre eksterne softwares, som I benytter til at drive jeres forretning.

På den måde kan man også ”sætte strøm til” arbejdsgange, som ligger uden for ERP-systemet.

4 – Mindske fejl i flow

Da datastrømmen automatiseres og arbejdsgange bliver digitaliseret med et ERP-system, så fjerner man også muligheden for en lang række fejl-40 (menneskelige fejl), da systemet vil håndtere alt information ens, hver gang, hvad end om det er en ”god” eller ”dårlig” dag.

5 – Nemmere skalering

Jo flere manuelle arbejdsgange du kan digitalisere, jo nemmere er det at skalere forretningen, da flere forretningsgange sker automatisk.

Det giver næsten sig selv. Det betyder også at hvis man vil skalere så behøver man ikke at ansatte lige så mange nye hænder, for at håndtere en større omsætning.

6 – Større overblik over forretning

Et ERP-system giver jer et samlet overblik over jeres forretningsprocesser, samt disses performance. I vil derfor også have indblik i hvordan i skalere yderligere i fremtiden.

Der må da være en ulempe?

Uha, ja da! Med store beslutninger kommer der også store konsekvenser.

1 – Prisen

ERP-systemer kommer generelt med høje omkostninger, specielt i implementering, udvikling, drift og onboarding af personale.

Særligt den sidstnævnte må du for guds skyld ikke undervurdere. Og det farlige ved den omkostning, er at den er svær at spore på, effektiviteten falder ”bare” i dit team, i en periode mens de lærer systemet at kende.

Så implementering af et ERP-system, skal altid ses i lyset af at være en investering, og der skal afsættes 300.000 DKK+ til opgaven i både interne og eksterne omkostninger.

2 – Du gifter dig ret meget med et system

Derudover så er det ikke lige til at skifte ERP, når man først har fået en løsning implementeret, da det som sagt er omkostningstungt og tidskrævende at implementere en løsning.

3 – Det tager lang tid

Du må ikke undervurdere tiden, når du skal implementere et ERP-system. Processen fra at kortlægge jeres forretningslogik til I har implementeret en løsning og onboardet materialet, tager hurtigt 1-3 år.

4 – Risiko for datakorruption

Når man samler alt forretningslogik et sted, så risikerer man også datafejl, som så laver fejl i alle processer og systemer, som ERP-systemet snakker sammen med. Med andre ord, så bliver datafejl eskaleret med et ERP-system, da systemet pludselig styrer alle jeres processer.

5 – Risiko for sikkerhedsbrud

Det er vel og mærket kun hvis løsningen ikke er konfigureret korrekt, at dette gør sig gældende, men der er en risiko for sikkerhedsbrud, når man sætter strøm til ens forretningslogik.

Det var mange ting, jeg er stadig forvirret

Du skal altid have en ERP-leverandør, hvis du skal have en ERP-løsning. Så rådgiv dig med dem, før du vælger, og få forventningsafstemt hvem der har ansvaret hvis noget går galt, får kortlagt jeres udfordringer og potentielle ulemper, så I er forberedt.

Der vil altid være gnidninger i implementeringer af en ny forretningslogik, proces eller system. Men der er også en lang række fordele, så fortvivl ikke.

Jeg håber at dette indlæg, om ikke andet har givet dig noget information og inspiration.