Automatisering af processer

Automatisering af processer i virksomheder refererer til typisk til brugen af teknologi, såsom software til at automatisere gentagende manuelle opgaver og derved forbedre effektiviteten og produktivitet i organisationen.

Når vi i Morningtrain snakker om automatisering, er det altid ud fra virksomhedens forretningsbehov, hvor målet med automatiseringen er, at den skaber værdi for virksomheden.

Hvilke processer bliver hyppigt automatiseret?

De processer der hyppigst automatiseres ved hjælp af software, er gentagende eller manuelle processer, hvor der i realiteten ikke er brug for menneskelig interaktion. Nogle af de processer vi typisk automatisere er:

• Indtastning, redigering eller flytning af data
• Samling af data fra forskellige datakilder
• Lagerstyring
• Bogføring i økonomisystemer
• Udarbejdelse af budgetter, produktion og forecasts
• Kundeservice med fokus på at mindske lead time
• Automatisk bestilling af produkter til lager
• Automatisk håndtering af leads, f.eks. registrering i CRM-systemer
• Udarbejdelse af dokumenter til ordrer, tilbud eller PDF’er, der skal signeres.

Overordnet kan man automatisere flere forskellige tilbagevendende og ensartede processer. Det gælder både simple og komplekse processer. Vigtigst er dog, at man som virksomhed altid opvejer værdien automatiseringen giver mod den indsats der skal lægges for at automatisere processen.

En automatisering af en manuel proces kaldes også for en “RPA” (Robotics Proces Automation).

Hvad er outputtet af at automatisere processer?

Når vi kigger på outputtet ved at automatisere processer, så vil jeg gerne dele det op for to interessenter hvor den ene er medarbejderen, og den anden er virksomheden.

Starter vi med medarbejderen, så ser vi, at automatisering af manuelle processer gør følgende:

• Skaber mere arbejdsglæde, da medarbejderen ikke sidder begravet i trivielle opgaver
• Mindre fejl fra medarbejderen, da medarbejderen nu assisteres af software
• Medarbejderen skaber mere værdi for virksomheden, da der er mening med de opgaver de sidder med, nu hvor de ensartede opgaver laves af software
• Mere tid i dagligdagen til det vigtige arbejde med en større nøjagtighed

Fra virksomhedens synspunkt ser vi typisk følgende:

• Øget produktivitet
• Strategiske beslutninger kan foretages hurtigere
• Reduceret fejlmængde
• Besparelser og frigørelse af tid i dagligdagen

Ulemper ved automatisering?

Nogle af ulemperne ved at automatisere processer er følgende:

• Omkostningerne ved at implementere og vedligeholde softwaren. Her skal man huske at beregne sin return on investment ud, så man har en ide om hvornår ens investering er tjent hjem igen.
• Behovet for genuddannelse af medarbejdere, da arbejdsprocessen vil ændre sig efter en automatisering
• Mulige jobtab, da det i nogle tilfælde helt kan fjerne jobs.

Hvordan automatiserer man en proces?

Hvis man ønsker at automatisere en proces i samarbejde med en konsulentvirksomhed, kan man følge disse trin:

1 – Hvad skal automatiseres

Identificer mulige processer, som du ønsker at automatisere. Det kan være nyttigt at involvere medarbejdere, der er direkte involveret i processen, for at sikre, at man identificerer alle relevante opgaver og trin i processen.

2 – Undersøg markedet

Tag fat i virksomheder der har erfaring med automatisering af lignende processer. Det kan være nyttigt at undersøge deres referencer for at få en fornemmelse af virksomhedernes tidligere erfaringer og resultater med automatisering af processer.

3 – Plan for implementering og oplæring

Foretag en evaluering af de mulige automatiseringer, og udarbejd en plan for implementeringen i samarbejde med din valgte virksomhed. Sørg for at virksomheden der hjælper dig kan hjælpe med at identificere de bedste softwareløsninger til din virksomhed, og hjælpe med at implementere dem og træne jeres medarbejdere i at bruge det efterfølgende.

4 – Implementering og test

Gennemfør implementeringen og test den af i et sikkert miljø der tillader fejl. Det kan være nyttigt at have en projektleder fra jeres egen virksomhed, der arbejder tæt sammen med de ansvarlige for implementeringen for at sikre, at alt forløber som planlagt.

5 – Analyse af resultaterne

Sørg for at måle og overvåge automatiseringens effekt efter implementeringen, og juster eventuelt processen eller softwaren til for at forbedre resultaterne. Sørg her også for at jeres valgte samarbejdspartner kan hjælpe med at overvåge og analysere resultaterne og give råd om, hvordan man kan forbedre dem.

Sidst men ikke mindst, så se om i kan sørge for at starte med en MVP (Minimal Viable Product), da I som virksomhed bliver klogere, så snart i begynder at rulle automatiseringen ud i organisationen.